Règlement organisant l’activité des groupes de travail

Objectif du groupe de travail

1. L’organisation de l’activité et des collaborations s’inscrivant dans le cadre de l’ABSP est notamment concrétisée à travers des groupes de travail (GT). Ceux-ci ont pour objectif de rassembler et d’offrir une structure commune aux différent·es chercheur·euse·s travaillant dans une même perspective scientifique et partageant un agenda de recherche commun.

Création d’un groupe de travail

2. La création d’un groupe de travail peut être demandée par toute association de membres de l’ABSP issus d’au minimum trois institutions universitaires ou de recherche différentes afin de favoriser les collaborations. Les demandes sont adressées par courriel au secrétariat de l’ABSP.
3. Les demandes de création d’un groupe de travail sont appréciées par l’organe d’administration de l’ABSP à sa réunion suivante, à laquelle est invitée la ou les personne(s) à l’initiative de la demande. Si l’organe d’administration rend un avis positif quant à la création d’un tel groupe de travail, celle-ci est alors concrétisée par le secrétariat de l’ABSP endéans les trois mois suivant la décision de l’organe d’administration.
4. La création d’un groupe de travail est subordonnée à l’inexistence d’un groupe de travail dédié à l’organisation de la recherche et de la collaboration entre chercheur·euse·s sur la thématique envisagée, ainsi qu’à l’impossibilité de rattacher l’agenda de recherche projeté à un groupe existant.
   Nonobstant la règle définie à l’alinéa premier du présent article, dans le cas où un groupe de travail ayant des projets de recherche similaires à ceux du groupe de travail dont la création est proposée existerait déjà mais aurait fait preuve d’une inactivité marquée au cours de l’année civile précédente, la création d’un nouveau groupe de travail peut être envisagée par l’organe d’administration. Les collaborations entre les deux groupes seront néanmoins encouragées.

Coordination et fonctionnement des groupes de travail

5. Au minimum trois membres de l’ABSP, membres d’institutions académiques ou de recherche différentes, coordonnent l’organisation et l’activité d’un groupe de travail. Parmi eux, est désigné un·e porte-parole, en charge de la communication avec le secrétariat de l’ABSP. La coordination des groupes de travail a pour but de faciliter les recherches et de donner l’impulsion à la vie du groupe de travail, par exemple à travers l’organisation de séminaires ou d’évènements.
6. Les coordinat·eurs·rices des groupes de travail transmettent au secrétariat de l’ABSP un rapport annuel avant la fin de chaque année civile. Le rapport contient un rapport des activités entreprises et organisées par le groupe de travail qu’ils coordonnent au cours de l’année écoulée, ainsi qu’une mention de ses projets futurs. Le rapport explicite également la volonté des coordinat·eurs·rices du groupe de travail de continuer à contribuer à sa coordination au cours de l’année suivante.
   Dans le cas où un.e des coordinat·eurs·rices d’un groupe de travail communiquerait son intention de quitter la coordination d’un groupe de travail, les coordinat·eurs·rices pourvoient à leur(s) substitution(s) en proposant de désigner un.e ou plusieurs successeurs parmi les membres du groupe de travail. Dans le cas où aucun membre du groupe de travail ne s’avèrerait disposé à remplir ce rôle, un membre de l’ABSP ne faisant jusqu’alors pas partie du groupe de travail peut être désigné par les coordinat·eurs·rices démissionnaires du groupe de travail.
   En cas de manquement à l’obligation de transmettre un rapport d’activité au secrétariat avant la fin de l’année civile, ou en cas d’inactivité répétée et marquée du groupe de travail, l’organe d’administration peut décider, au cours de sa réunion précédant l’assemblée générale de l’ABSP, et après avoir essayé de prendre contact avec les coordinat·eurs·rices dudit groupe de travail, de dissoudre celui-ci, ou d’imposer le remplacement de sa coordination.

7. Les rapports annuels des groupes de travail sont transmis par écrit et exposés sur demande de l’organe d’administration au cours d’une réunion précédant d’au moins un mois l’assemblée générale de l’ABSP. Un rapport général de l’activité des différents groupes de travail est alors présenté lors de l’assemblée générale de l’ABSP par le président ou un membre de l’organe d’administration.
8. Les groupes de travail ne peuvent pas se constituer en associations spécifiques ni ouvrir de compte bancaire au nom du groupe de travail ou de l’ABSP.

Financement des groupes de travail

9. L’ABSP peut intervenir, par voie de subsides, pour favoriser l’organisation d’une réunion scientifique liée aux activités des groupes de travail de l’ABSP. Les crédits accordés sont fonction des besoins financiers de l’activité et du nombre de groupe(s) de travail associé(s) à cette activité.
   Les crédits octroyés à une activité organisée par un seul groupe de travail ne peuvent dépasser un montant de 400 euros par activité.
   Les crédits octroyés à une activité organisée par au moins deux groupes de travail ne peuvent dépasser un montant de 1000 euros par activité.

10. Les demandes sont rédigées au moyen des formulaires remis par l’ABSP via le site web ou le secrétariat. Elles sont adressées par courrier électronique au secrétariat de l’ABSP et sont introduites avant le déroulement de l’activité. Les demandes sont ensuite évaluées par l’organe d’administration lors de l’une de ses réunions trimestrielles. Les demandes sont introduites au minimum trois mois avant la date de l’activité scientifique.
11. Lorsqu’un subside est octroyé, le responsable de l’organisation de l’évènement rend une note de frais, qu’il remet au secrétariat de l’ABSP. Les factures et tickets de caisse originaux sont joints à la note de frais comme justificatifs des motifs de dépenses. Le formulaire est remis après l’organisation de l’activité scientifique et au plus tard dans les trois mois suivant l’activité. Le trésorier de l’ABSP verse le subside sur le compte bancaire renseigné par le responsable de l’activité ou via le payement des factures transmises lorsque tous les documents requis lui ont valablement été transmis.

Composition et adhésion aux groupes de travail

12. Tout membre de l’ABSP peut émettre le souhait de devenir membre d’un groupe de travail. Dans ce but, ledit membre prend contact avec les coordinat·eurs·rices du groupe de travail qu’il souhaite intégrer, ainsi qu’avec le secrétariat de l’ABSP. Dès lors que le membre recueille l’aval de la coordination du groupe de travail concerné, le secrétariat informe l’organe d’administration, lors de sa réunion suivante, qu’un nouveau membre a intégré le groupe de travail. En cas de refus de l’adhésion d’un·e membre à un groupe de travail, les coordinat·eurs·rices remettent une motivation écrite au membre ayant fait l’objet du refus dans le mois suivant l’envoi de la demande.
13. Lors de l’appréciation d’une candidature en vue de devenir membre de l’ABSP, l’organe d’administration formule des recommandations au nouveau membre quant à son adhésion à un ou plusieurs groupes de travail. Ces recommandations sont ensuite transmises au membre concerné, qui suit alors la procédure susmentionnée au point précédent.
14. Une liste des membres des différents groupes de travail, reprenant leurs coordonnées, leur adresse email est tenue à jour par le secrétariat de l’ABSP. Cette liste est transmise à la coordination du groupe de travail tous les six mois, ou dès qu’un.e des coordinat·eurs·rices en fait la demande.